Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM
Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM > BI Системы бизнес-анализа > Статьи и аналитика > Автоматизация процесса бюджетирования или как заставить стратегии работать на компанию?

Автоматизация процесса бюджетирования или как заставить стратегии работать на компанию?

 

Автоматизация процесса бюджетирования или как заставить стратегии работать на компанию?

Практикум: «как «похоронить» стратегию компании»

Стратегия и планирование – сегодня самые частые слова в статьях, в программах самых различных профессиональных семинаров и конференций. Все занимаются стратегическим развитием, все смотрят вдаль и формулируют миссии. Но чем дальше, тем громче звучат голоса скептиков - тех, кто утверждает, что стратегия - очередное шаманство и потеря времени и денег. Что же происходит с правильными и красивыми (и дорогостоящими, кстати) планами стратегического развития компании на N лет? Почему они не дают ожидаемого эффекта и заставляют компании разочаровываться в долгосрочном планировании как таковом?

Рассмотрим типичный пример стратегического планирования в компании. Сначала долго и тщательно разрабатывается план: иногда собственными силами, иногда для этого привлекаются консультанты. Поскольку стратегия - вещь важная, то на нее тратится много времени и сил самых дорогих сотрудников компании. Наконец, стратегия выработана, все утирают трудовой пот и поздравляют друг друга с полученным ответом на вопрос «кем мы хотим стать, когда вырастем». А что дальше? А дальше оказывается, что пока топ-менеджеры думали о высоком, подразделения планировали свою деятельность исходя из текущей ситуации, создавали на основе этого бюджеты, а уж каждый сотрудник планировал свою деятельность на базе указаний начальства на ближайшее время.

Более того, планы и бюджеты разных подразделений не связаны, а часто сделаны еще и в различных форматах. Ситуацию усугубляет также то, что даже приведение годовых и полугодовых планов в соответствие со стратегией не дает эффекта, т.к. отслеживать, насколько оперативная деятельность и бюджеты соответствуют этим планам, затруднительно и требует чуть ли не больше времени, чем сама работа.

А если учесть, что в процессе достижения поставленных целей взятый курс будет нуждаться в постоянной корректировке из-за неучтенных факторов, дополнительных возможностей, действий партнеров и конкурентов, то мы получаем стандартную ситуацию: стратегия отдельно, годовые планы и оперативная деятельности живут сами по себе и встречаются изредка на больших совещаниях после вопроса: «а, кстати, что у нас там с выполнением стратегических целей?». И когда выясняется, что стратегия, на которую было потрачено столько сил, времени и денег, не выполняется, возникает стойкое убеждение, что «стратегическое планирование – игрушка для выпускников MBA». Стратегия благополучно похоронена, можно спокойно работать дальше.

Стратегические банальности

Банальное утверждение «стратегия не работает без планирования и мониторинга выполнения» в большинстве компаний наталкивается на вопрос: «а как это сделать, когда наши люди и так загружены оперативной работой?». И, действительно, декомпозиция стратегии вплоть до недельных планов каждого сотрудника – работа трудоемкая, требующая постоянной корректировки и мониторинга. Даже если сотрудник искренне заинтересован в её выполнении, у него может на нее просто не хватить времени.

Одним из инструментов, позволяющих довести-таки стратегию до каждого сотрудника и при этом не мешать ему выполнять свои повседневные обязанности, является система планирования и бюджетирования организации. В дальнейшем под бюджетированием мы будем понимать непрерывный процесс составления, исполнения и корректировки бюджетов в соответствии с краткосрочными и долгосрочными планами для достижения стратегических целей организации.

 


 

 

Вспоминая еще одну старую истину - «автоматизация хаоса дает в лучшем случае автоматизированный хаос», стоит предостеречь читателей от покупки автоматизированной системы до определения основных направлений стратегии, бизнес-процессов по её реализации и степени сложности планирования и бюджетирования. В противном случае внедрение, настройка и освоение инструмента могут оказаться даже сложнее, чем «неавтоматизированный» учет и контроль. Итак, попробуем понять, как построить цепочку «стратегия–планирование-бюджетирование-мониторинг-изменения» без жертв и разочарований.

Табличный период бюджетирования неизбежен?

В настоящее время существует большое количество программных продуктов, позволяющих составлять, анализировать и контролировать бюджеты и планы.

Простейшим и наиболее дешевым из таких продуктов является известная каждому программа Microsoft Excel. Она прекрасно знакома финансистам и позволяет вводить и рассчитывать любые формулы, строить прогнозы и закономерности. До недавнего времени даже ведущие в своей отрасли компании если не полностью, то частично осуществляли процесс бюджетирования с помощью электронных таблиц. Однако наряду с очевидными преимуществами, такой подход имеет и ряд серьезных недостатков. Во-первых, это невозможность коллективной работы – даже два человека не могут одновременно редактировать один файл. Во-вторых, для каждого нового варианта бюджета приходится составлять отдельный файл, что вызывает путаницу и может привести к ошибкам. Отдельный файл также приходится составлять в случае, если необходимо разграничить уровни доступа к данным – иначе все сотрудники компании будут иметь доступ к информации, которая должна быть известна только лицу, принимающему решение. В-третьих, консолидировать данные приходится вручную, что также повышает вероятность ошибок и несоответствий. И, наконец, работа с большим массивом данных (скажем, по трем филиалам компании за последние несколько лет) сильно затруднена. А в случае, если бюджет необходимо согласовать по нескольким инстанциям, потребуется совершить десятки итераций. Что в итоге? Ресурс «дорогих» сотрудников используется неэффективно, бюджеты составляются и объединяются вручную, а весь процесс требует значительных временных затрат.

Таким образом, использование электронных таблиц в качестве средства для бюджетирования остается целесообразным только для малых компаний, в которых в этот процесс вовлечены два-три человека, или для компаний, которые только разрабатывают свою систему бюджетирования и хотят «обкатать» её на простейшем инструменте. Но если бизнес компании диверсифицирован, а количество центров ответственности значительно, если обрабатывать вручную огромные объемы данных практически невозможно, то сразу после формализации и разработки бизнес-модели необходимо внедрять автоматизированную систему, пропустив «табличный» период. В противном случае резко возрастет количество ошибок, которые могут стать критическими, а ценные трудовые ресурсы, чье время тратится на «обкатку», приобретут стойкую аллергию к процессу составления бюджета. В этом случае стоит ориентироваться на системы, которые позволяют обученным специалистам компании своими силами настраивать и корректировать систему в процессе эксплуатации.

На этом этапе компании может понадобиться помощь консультантов, которые помогут избежать методологических и управленческих ошибок при организации процесса планирования и бюджетирования.

  

Автоматизация бюджетирования: необходимо и достаточно

Выбор системы, автоматизирующей процессы планирования и бюджетирования – постоянный путь споров и компромиссов. К сожалению, ни одна система планирования и бюджетирования не является «коробочной» и не позволяет сразу и без настроек учесть все процессы компании, её отраслевую специфику, её стратегические задачи и планы роста. Зачастую приходится жертвовать или временем на внедрение, или функциональностью и возможностью расширения инструмента. При выборе системы стоит рассматривать решения, максимально подходящие по «профилю» компании. Ниже в таблице мы приводим несколько ключевых характеристик, которые следует учитывать при выборе системы.


Признаки компании /Размер компании

Малый бизнес

Средний бизнес

Верхний сегмент среднего бизнеса

Крупные предприятия и холдинги

Бизнес стабилен

Excel

1C-системы

1C системы, MS Performance point

MS Performance point

Бизнес активно растет

1C-системы,

MS Performance point

MS Performance point, Cognos

SAP, Сognos, Oracle

Бизнес не диверсифицирован

Excel

1C-системы, Excel

MS Performance point,

MS Performance point

Бизнес диверсифицирован

1С-системы

MS Performance point

MS Performance point, Cognos

SAP, Сognos, Oracle

В планирование и бюджетирование вовлечены нефинансовые менеджеры

Excel

MS Performance point

MS Performance point

SAP, Сognos, Oracle

В компании поставлен процесс бюджетирования

1C-системы

MS Performance point

MS Performance point, Cognos

SAP, Сognos, Oracle

В компании нет поставленного процесса бюджетирования или он нуждается в корректировке

Excel

Excel, 1C-системы,

MS Performance point

MS Performance point

MS Performance point, SAP,

Компания планирует привлекать внешние заимствования, в т.ч. на западном рынке

MS Performance Point

MS Performance point, SAP, Cognos

MS Performance point, Cognos

SAP, Сognos, Oracle



Для некоторых малых организаций подойдет недорогая система российской разработки, а средним или крупным компаниям с разветвленной структурой и большим количеством центров ответственности лучше использовать более надежные и дорогие западные системы с расширенной функциональностью (специалисты рекомендуют выбирать системы, избыточные по функционалу с учетом растущих потребностей бизнеса и спектра решаемых задач в долгосрочной перспективе). Для начала необходимо четко сформулировать требования, предъявляемые к автоматизированной системе бюджетирования, учитывая при этом потребности всех участников процесса.

Первое и основное требование, которое обычно предъявляют руководители компаний – возможность осуществлять планирование на основе моделей бизнеса и факторов влияния, иначе возникнет ситуация, в которой стратегия и планы компании существуют отдельно от бюджетного процесса, в то время как они должны быть неразрывно связаны между собой. Второе по порядку, но не по значению – вовлечение в процесс всех владельцев локальных бюджетов: руководителей отделов и филиалов компании. Третьим пунктом идет возможность быстрой автоматической консолидации бюджетов во избежание ошибок и несоответствий. И, наконец, гибкость и простота настройки системы силами конечных пользователей, а не технических специалистов, и простой привычный интерфейс (электронные таблицы) сведут к минимуму возможность неприятия менеджерами нового инструмента управления и позволят сосредоточиться на сути выполняемой работы. Кроме этого, эффективная автоматизированная система бюджетирования должна поддерживать версионность бюджетов, эффективную коллективную работу, обеспечивать строгое разделение прав доступа, легкое сравнение фактических и плановых показателей и предоставлять возможности мониторинга и анализа данных.

При выборе автоматизированной системы бюджетирования нужно также учитывать и уже внедренные в компании корпоративные информационные системы, имея в виду последующую интеграцию. К примеру, если в организации установлена ERP-система Microsoft Dynamic AX, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Microsoft PerformancePoint.

В заключение следует сказать, что внедрение автоматизированной системы бюджетирования, как, впрочем, и любой другой информационной системы – это сложный инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. Для того чтобы такой проект окупился, совокупная выгода от использования системы должна превышать стоимость ее внедрения. Однако помимо финансовых показателей, значительную роль играют и нематериальные (качественные) составляющие: повышение прозрачности управления, улучшение доступа к информации и возможность своевременно реагировать на изменения, что является необходимым условием для успешной работы компании.

 

О проекте | Новости