Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM
Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM > DMS Управление документами > Статьи и аналитика > Документооборот в кризис: игрушка айтишников или условие выживания?

Документооборот в кризис: игрушка айтишников или условие выживания?

Статистика говорит нам, что в среднем офисный работник имеет дело с несколькими десятками бумажных и электронных документов каждый день. Нетрудно вообразить, сколько таких документов пропадает на столах руководства, в папках с другими бумагами, а то и просто случайно отправляется в корзину для мусора. А потеря важного документа может вызвать массу неприятных последствий: ухудшение отношений с поставщиком или покупателем, а то и вовсе срыв контракта, принятие неправильного решения, в лучшем случае - потеря драгоценного времени на поиски нужной бумаги.
Между тем, на рынке уже давно представлено большое количество специализированных решений, позволяющих автоматизировать и упростить процесс работы с документами, и тем самым значительно облегчить жизнь руководителей компании и рядовых офисных работников - от секретаря до менеджера по продажам.
Система электронного документооборота (в общепринятой терминологии - СЭДО) дает ответы на многие вопросы: как ускорить согласование документов, как сократить количество времени, которое сотрудники тратят на бумажную работу, как обезопасить важную коммерческую информацию и т.д.
Казалось бы - преимущества налицо, но многие справедливо задают вопрос: стоит ли думать об этом в нынешних кризисных условиях? Разумеется, разные точки зрения имеют право на существование, но невольно вспоминается хрестоматийная ситуация про человека, пилящего тупой пилой: «Почему вы это делаете, так ведь очень долго и трудно? - Некогда точить, пилить надо!»
Так и отдельные компании: продолжают «пилить тупой пилой», вместо того, чтобы взять паузу, сделать инструмент пригодным к использованию и продолжить работу легко и с песней. В то же время многие осознают, что именно в условиях, когда выживает сильнейший, приходит время задуматься о том, насколько эффективно может работать организация. СЭДО позволяют сотрудникам быстрее и эффективнее выполнять работу, связанную с подготовкой, обработкой, составлением, пересылкой и согласованием документов (иногда процесс сокращается с нескольких часов до нескольких минут), а экономия рабочего времени специалистов - это экономия денег компании.


В период рыночной нестабильности далеко не каждая компания может позволить себе внедрение узкоспециализированных систем, каждая из которых решает конкретную бизнес-задачу. Акцент смещается в сторону многофункциональных приложений. Современные СЭДО, например, могут частично решить задачу управления взаимоотношениями с клиентами, традиционно решаемую за счет внедрения CRM: ведение базы клиентов, хранение истории контактов (звонков, переписки), оформление договоров. Кроме этого, разработчики СЭДО предлагают расширенные возможности работы с контентом, поиск по заданным параметрам, хранение электронного архива, интеграцию с почтой или учетными системами, имеющимися в компании.
Можно утверждать, что сегодня любая организация способна получить вполне материальную (и измеримую в денежном эквиваленте) пользу от, казалось бы, нематериального актива: во-первых, сокращается время, которое сотрудники предприятия тратят на работу с документами. Это относится не только к рядовым работникам, но и к топ-менеджерам, чье время стоит дорого, а тратится на бумажную волокиту. Во-вторых, можно говорить о значительном повышении уровня исполнительской дисциплины: используя СЭДО, руководитель точно знает, что поставленные им задачи будут выполнены и имеет под рукой инструмент контроля.
Кроме этого, СЭДО представляет собой архив всех знаний компании, и способна усилить конкурентные преимущества организации. За счет быстрого прохождения информации и прозрачности всех протекающих процессов повышается скорость и качество обслуживания клиентов.
Так что теперь у компаний - от небольших до крупных - есть выбор: штат профессиональных секретарей и администраторов или современная СЭДО, отвечающая задачам бизнеса. И, останавливаясь на первом варианте, стоит задуматься, останетесь ли вы так же тверды в своем решении, когда все эти сотрудники придут к вам в кабинет, чтобы попросить об увеличении оклада. 

О проекте | Новости