Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM

Основные проблемы внедрения СЭДО

Для того, чтобы проект по внедрению системы электронного документооборота оказался успешным, компании необходимо избегать основных распространенных ошибок. По мнению руководителей проектов, эти ошибки можно условно разделить на три категории: организационные (связанные с так называемым человеческим фактором), экономические (значительная стоимость проекта при, на первой взгляд, сомнительной и трудно определимой отдаче) и технические (выбранная платформа). Попробуем рассмотреть их более подробно.

 

 

 

На первом месте при старте проекта по внедрению СЭДО находится организационная сторона вопроса. Если уделить ей недостаточно внимания, это может привести к неэффективной работе системы. Именно этот аспект в конечном итоге становится решающим, и недостаточная заинтересованность руководства и мотивация сотрудников может поставить под угрозу сроки успешного внедрения. Для того, чтобы заинтересовать персонал, необходимо продемонстрировать все выгоды, которые предоставляет новая система, и обучить практической работе с ней. Среди традиционно выделяемых преимуществ СЭДО - сокращение непроизводительных затрат рабочего времени высококвалифицированных сотрудников, повышение эффективности делопроизводства, а также автоматизация и регламентирование всех этапов работы с отдельными документами.

После того, как цели поставлены, а сотрудники мотивированы, отдельное внимание необходимо уделить рабочей группе проекта. Успех внедрения в значительной степени зависит от того, насколько плотно работают вместе специалисты по внедрению и будущие пользователи системы (руководители соответствующих отделов). Требуется четкое распределение обязанностей и ответственности между всеми сотрудниками, вовлеченными в проект.

Второй распространенной ошибкой является самостоятельная разработка СЭДО силами собственного ИТ-отдела. Как показывает практика, этот способ приводит к бесконечному процессу доработок и улучшений и ставит весь проект в зависимость от разработчиков. В лучшем случае текущая ситуация с документооборотом просто окажется законсервирована на неопределенный срок. Такой способ оказывается и наименее выгодным с точки зрения финансовых затрат: по мнению экспертов, основываться необходимо на уже готовых решениях от производителей, которых на рынке сейчас великое множество. Можно без труда подобрать решение, которое будет в наилучшей степени соответствовать потребностям бизнеса вашей компании и не станет слишком обременительным для бюджета. Делая выбор между решениями, предлагаемыми различными вендорами, стоит остановится на том, которое обладает достаточной гибкостью и возможностями дополнительной настройки (это уже возможно сделать и своими силами) настройки под требования конечного пользователя.

Говоря о техническом аспекте, для того, чтобы уменьшить ожидаемое сопротивление персонала, следует опираться на уже привычную среду, с которой они привыкли работать. Например, если в компании используется Lotus Notes/Domino, рекомендуется, чтобы интерфейс системы электронного документооборота был визуально похож на интерфейс Lotus. Не менее важными оказываются также проблемы интеграции с уже существующими в компании учетными системами, поэтому важно, чтобы СЭДО предоставляла спектр так называемых «коннекторов» (модулей интеграции) - это позволяет снизить общие затраты на внедрение, ускорить и облегчить его.

В заключение хочется отметить еще один, не менее важный аспект: обучение сотрудников, время на которое часто не закладывается в общий проект по внедрению. Обучение должно осуществляться на постоянной основе на всех этапах внедрения системы электронного документооборота. На этом пункте руководители частенько предпочитают экономить, считая, что достаточно научить пользоваться системой одного человека, а он покажет остальным, как это нужно делать. Это не так. Оптимальным выходом из ситуации является организация обучения всех сотрудников, которым предстоит работать с новой системой, прямо на рабочих местах, возможно, дистанционно. И, конечно, необходимо помнить про документированные регламенты работы и справочные материалы: хотя их изучение у сотрудников, как правило, не хватает времени, они являются атрибутом грамотно внедренной и эффективно работающей системы.

 

О проекте | Новости