Business Software | ERP | CRM | BI | ECM | DMS | SCM

Выбор СЭДО для малого и среднего бизнеса

В течение продолжительного времени компании, относящиеся к сегменту малого и среднего бизнеса, в большинстве своем ограничивались автоматизацией бухгалтерского учета, но в последнее время тенденция поменялась и можно говорить о возросшем интересе к системам электронного документооборота (СЭДО). Причина, с одной стороны, лежит во все возрастающем объеме бумажных документов, с которыми приходится работать ежедневно сотрудникам компании, с другой - в растущем уровне конкуренции, который предъявляет свои требования к качеству и скорости обслуживания клиентов. Таким образом, правильно организованные документооборот и делопроизводство становятся важными источниками для получения дополнительного преимущества.

Определение СЭДО сегодня достаточно размыто, однако можно выделить несколько основных групп систем, решающих различные задачи:

  • Автоматизация деятельности канцелярии (ввод, учет, регистрация входящих и исходящих документов)
  • Электронный архив документов (хранение и расширенные возможности поиска документов с учетом их жизненного цикла)
  • Системы WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов и регламентов работы, связанных с документами)
  • Системы BPM, в том числе включающие в себя предыдущую категорию (автоматизация всех бизнес-процессов, протекающих в организации)

Предпочтение отдается многофункциональным системам, позволяющим эффективно решать несколько, а лучше - все перечисленные выше задачи. Даже если на сегодняшний момент у компании нет потребности в автоматизации всех бизнес-процессов, эксперты рекомендуют выбирать системы, избыточные по функционалу с учетом расширения бизнеса и возрастающих требований к ИТ. Несмотря на то, что на рынке представлено достаточное количество подобных систем, мы не можем говорить о повсеместном внедрении СЭДО в компаниях малого и среднего бизнеса.

 


Выделяют несколько факторов, негативно влияющих на этот процесс:

 

  • Цена внедрения. Запросы разработчиков таковы, что средняя стоимость проекта по внедрению СЭДО составляет от 20 до 50 тыс. долл.
  • Квалификация собственных ИТ-специалистов. Успешное внедрение информационной системы во многом зависит от специализации и профессионального уровня собственных специалистов по внедрению и поддержке информационных систем, а содержать специалиста высокого класса небольшой компании зачастую не имеет смысла.
  • Низкий уровень информированности лиц, принимающих решения, о возможностях современных СЭДО.

 

Тем не менее, хотя и небыстро, процесс идет, и все больше компаний осознают, насколько полезна для бизнеса может быть правильно подобранная система электронного документооборота. Выбирая решение, необходимо сформулировать для себя критерии, к основным из которых для компаний малого и среднего бизнеса можно отнести:

  • Простоту в обслуживании и технической поддержке - не у всех компаний есть возможность содержать штат дорогостоящих специалистов, и лучше, когда есть возможность обойтись силами собственных айтишников, а то и вовсе отдать обслуживание системы на аутсорсинг разработчику.
  • Возможность развития системы самостоятельно - стоимость проекта по доработке может приближаться к стоимости внедрения системы.
  • Отработанную методологию внедрения (в идеале - на предприятиях своей отрасли): в этом случае можно существенно облегчить процесс и повысить его качество.
  • Надежность и известность вендора - очевидно, что чем более распространена платформа, тем легче найти специалиста, который сможет ее обслуживать.

Итак, мы выбрали систему документооборота и готовы приступить к проекту по внедрению. Однако прежде, чем начать, нужно ответить на вопрос: знаем ли мы, как избежать большинства проблем в ходе проекта? Между тем, возникающие трудности можно разделить на несколько категорий:

  • Неправильные ожидания заказчика: никакая СЭДО не является «средством от семидесяти семи болезней» компании.
  • Недостаточное участие заказчика в проекте: «я плачу деньги разработчику, пусть он делает остальное». При таком подходе могут возникнуть ошибки, устранить которые впоследствии будет трудно и дорого.
  • Внедрение без грамотного технического задания и разбиения работ на этапы
  • «Автоматизация хаоса»: прежде чем приступить к проекту, нужно отдавать себе отчет в том, что при отсутствии четко прописанных бизнес-процессов и регламентов взаимодействия даже самая мощная система может оказаться бесполезной, а то и вредной.

И, разумеется, особенно тщательно нужно подойти к выбору компании-разработчика: изучить отзывы в прессе, если есть возможность - посетить офис пары-тройки клиентов компании (некоторые внедренцы предоставляют такую возможность) и послушать мнение о работе специалистов; убедиться, что компания обладает необходимыми сертификатами и имеет опыт работы на предприятиях соответствующего размера и отрасли - тогда, если все условия соблюдены, можно не без оснований предположить, что проект окажется успешным.

 

О проекте | Новости